Aplikasi gudang kini menjadi salah satu aplikasi yang paling banyak dicari oleh pelaku bisnis dagang, termasuk ritel, grosir, dan manufaktur. Seiring dengan meningkatnya permintaan konsumen dan semakin ketatnya kompetisi dalam industri trading, pedagang menyadari betapa pentingnya beradaptasi dengan teknologi. Aplikasi gudang merupakan salah satu solusi efektif yang dapat membantu traders menyederhanakan proses dan meningkatkan keunggulan kompetitif bisnis mereka.
Dalam artikel ini, kami merangkum lima manfaat utama aplikasi gudang untuk bisnis trading, namun apabila Anda belum mengetahui apa itu aplikasi gudang, mari cari tahu penjelasan singkatnya terlebih dahulu.
Apa Itu Aplikasi Gudang?
Aplikasi gudang atau yang disebut juga sebagai Warehouse Management Software (WMS) adalah perangkat lunak yang dirancang untuk menyederhanakan operasional gudang, mulai dari mendapatkan barang dari supplier hingga mengantarkannya ke pelanggan.
Aplikasi gudang dapat dipasang di server (on-premise) atau diakses melalui browser (cloud). Aplikasi gudang yang canggih dapat dipasang di perangkat seluler untuk memudahkan pengguna mendapatkan informasi gudang secara real time di mana pun mereka berada. Aplikasi gudang yang andal juga dapat digunakan untuk mengelola beberapa gudang yang tersebar di berbagai lokasi.
Manfaat Utama Aplikasi Gudang untuk Bisnis Dagang
Aplikasi gudang tidak hanya menyederhanakan operasional, tetapi juga menyediakan data akurat bagi pemilik bisnis yang pada akhirnya memengaruhi pengambilan keputusan. Untuk lebih jelasnya, mari simak lima manfaat utama aplikasi gudang bagi bisnis dagang berikut ini.
1. Mengoptimalkan Manajemen Stok Barang
Aplikasi gudang menyediakan visibilitas inventaris yang lebih lengkap bagi pedagang. Dengan laporan inventaris real-time, pedagang dapat selalu mengetahui ketersediaan stok barangnya tanpa harus mengeceknya secara langsung ke gudang.
Aplikasi gudang memudahkan pedagang untuk memprediksi kebutuhan inventarisnya sehingga kekurangan dan kelebihan stok dapat dihindari. Aplikasi ini juga membantu mewujudkan Just-in-Time Inventory sehingga permintaan pelanggan dapat selalu terpenuhi tepat waktu. Perpindahan stok dari satu gudang ke gudang yang lain pun dapat ditangani dan dimonitor dengan baik melalui sistem.
2. Mempercepat Proses dengan Mengurangi Lead Time
Dengan aplikasi gudang, waktu antara pembuatan dan penyelesaian produksi dapat dipersingkat. Aplikasi gudang memudahkan produsen memastikan ketersediaan bahan baku untuk proses manufaktur.
Aplikasi gudang juga membantu mempercepat proses pemenuhan kebutuhan pelanggan (order fulfillment). Barang yang masuk dan keluar gudang dapat termonitor dengan baik. Dengan tingkat persediaan yang maksimal dan akurat yang sesuai dengan permintaan pelanggan, maka pengiriman dapat dilakukan dengan lebih cepat.
Catatan: Integrasi aplikasi gudang dengan Jurnal by Mekari memungkinkan pedagang untuk melacak pengiriman pesanan melalui smartphone atau perangkat seluler lainnya sehingga memastikan pengiriman yang tepat waktu dan servis yang baik.
3. Meningkatkan Hubungan dengan Supplier & Pelanggan
Salah satu dampak buruk yang bisa terjadi akibat ketidakmampuan untuk melacak stok barang yang masuk adalah kesalahpahaman terhadap pemasok. Ketika pedagang tidak mengetahui berapa banyak barang yang masuk atau kapan pesanan Anda diterima di gudang, pedagang bisa saja menyalahkannya kepada pemasok mereka.
Skenario tersebut dapat dihindari apabila pedagang menggunakan aplikasi gudang. Setiap barang yang masuk dapat dicatat dan dilacak dengan mudah. Informasi lengkap pemasok tersimpan secara terpusat sehingga mempermudah proses pemesanan barang. Pedagang juga dapat dengan mudah mengecek kembali riwayat transaksinya dengan setiap pemasok sehingga bila terjadi kesalahan terkait pembelian, semuanya dapat diselesaikan dengan bukti yang lengkap dan sebenar-benarnya.
Selain meningkatkan hubungan dengan pemasok, aplikasi gudang juga membantu meningkatkan kepuasan pelanggan. Dengan informasi inventaris real-time, pedagang dapat menginformasikan ketersediaan barang kepada pelanggan di saat mereka membutuhkannya.
Proses pengiriman barang yang terlacak dengan baik membantu pedagang mengantisipasi masalah lebih dini sehingga keterlambatan pengiriman dapat dicegah. Aplikasi gudang juga membantu mempercepat proses pengembalian dan penukaran barang sehingga pelanggan tidak perlu menunggu lama.
4. Menghemat Biaya Operasional
Manfaat paling penting yang dapat dirasakan oleh pedagang dari penggunaan aplikasi gudang adalah biaya operasional yang lebih terkendali. Ada beberapa cara yang dilakukan oleh aplikasi gudang dalam mengurangi biaya operasional. Pertama, Aplikasi gudang mengurangi pemborosan dengan mengidentifikasi barang mana yang harus terjual terlebih dahulu, sehingga mengurangi kerusakan atau pembusukan.
Kedua, Aplikasi gudang membantu pedagang mengurangi ketergantungan pada tenaga kerja sehingga mengurangi biaya staf. Ketiga, Aplikasi gudang membantu mengurangi kesalahan dalam proses order fulfilment, sehingga pedagang tidak perlu mengeluarkan biaya ekstra untuk mengirim kembali pesanan pelanggan. Yang terakhir dan terpenting, Aplikasi gudang membantu pedagang menentukan jenis dan kuantitas barang yang harus tersedia di gudang sesuai dengan permintaan sehingga pedagang dapat mengurangi pembelian yang tidak perlu.
5. Meningkatkan Proses Pengambilan Keputusan
Aplikasi gudang membantu pedagang untuk membuat keputusan bisnis yang lebih baik melalui beberapa cara yakni:
- Membantu mengetahui jenis dan jumlah barang yang harus dijual ke pelanggan
- Mengidentifikasi jenis barang yang menguntungkan dan kurang menguntungkan bagi bisnis
- Membantu menilai kinerja supplier dan memilih penawaran yang terbaik
- Membantu menganalisis proses order fulfillment dan mengetahui apa yang perlu ditingkatkan untuk layanan pelanggan yang lebih baik
- Memudahkan alokasi anggaran untuk produk, ruang penyimpanan, kurir pengiriman barang, dan lain-lain